Księgowość fundacji – co należy wiedzieć?

Jedną z form organizacji pozarządowej, powoływanej do realizacji celów społecznie użytecznych, jest fundacja. Jaka księgowość obowiązuje taki podmiot i jakie wymogi prawne wiążą się z jej prowadzeniem? Przeczytaj poniższy wpis blogowy i dowiedz się, jakie formy ewidencji mogą stosować fundacje, kto odpowiada za rozliczenia i kiedy warto skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego.

Czym jest fundacja?

Fundacja to organizacja pozarządowa działająca w celach niekomercyjnych. Zazwyczaj powoływana jest do realizacji działań społecznie użytecznych – edukacyjnych, zdrowotnych, kulturalnych lub gospodarczych. Może zostać założona przez osobę fizyczną i prawną, niezależnie od miejsca zamieszkania lub siedziby.

Podstawą prawną powołania fundacji jest uchwalenie statutu – dokumentu określającego cele organizacji oraz sposoby ich realizacji. Fundatorzy wnoszą fundusz założycielski i wyznaczają członków zarządu, którzy odpowiadają za bieżące zarządzanie i podejmowanie decyzji w imieniu fundacji.

Jaką księgowość musi prowadzić fundacja?

Obowiązki rachunkowe fundacji reguluje ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku oraz ustawa o fundacjach. Zgodnie z przepisami każda fundacja – niezależnie od tego, czy posiada osobowość prawną – zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości na zasadach ogólnych.

Każda fundacja musi również opracować i wdrożyć tzw. politykę rachunkowości. Dokument ten określa przyjęty rok obrotowy, strukturę planu kont, sposób ujmowania przychodów i kosztów, a także zasady dokumentowania operacji gospodarczych.

Obowiązki księgowe fundacji

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
• zachowanie przejrzystości finansowej,
• odpowiednie ewidencjonowanie kosztów działalności statutowej i administracyjnej,
• przechowywanie dokumentacji księgowej,
• terminowe składanie sprawozdań do KRS, KAS i ministra nadzorującego.

Czy fundacja może prowadzić księgowość w formie uproszczonej?

W określonych przypadkach możliwe jest prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, tzw. księgowości podatkowej organizacji. Uprawnienie to przysługuje fundacjom, które:

• nie prowadzą działalności gospodarczej,
• nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego,
• osiągają przychody wyłącznie z darowizn, składek członkowskich, dotacji oraz innych środków określonych w art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego.

Dodatkowym warunkiem jest nieprzekroczenie progu przychodów w wysokości 100 000 zł w roku podatkowym. Zamiar prowadzenia uproszczonej księgowości należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie 30 dni od rozpoczęcia działalności albo w pierwszym miesiącu nowego roku podatkowego.

W uproszczonej ewidencji należy uwzględnić przychody z działalności nieodpłatnej, odpłatnej oraz pozostałej, a także odpowiadające im koszty.

Fundacja – o jaką księgowość i rozliczenia finansowe musi zadbać?

Zakres obowiązków rozliczeniowych fundacji zależy od rodzaju prowadzonej działalności, źródeł finansowania oraz ewentualnego zatrudniania pracowników. Niezależnie od skali działania, każda fundacja podlega podstawowym regulacjom w zakresie podatków dochodowych, VAT oraz obowiązków względem ZUS i urzędów skarbowych.

Podatek dochodowy od osób prawnych

Fundacje podlegają opodatkowaniu CIT i mają obowiązek złożenia zeznania podatkowego CIT-8 – niezależnie od wysokości osiągniętych przychodów. Zgłoszenie należy złożyć do 31 marca roku następującego po roku podatkowym.

Stawki CIT wynoszą 9% dla małych podatników oraz nowych fundacji i 19% dla pozostałych jednostek. W ciągu roku fundacja zobowiązana jest do wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek – do 20. dnia każdego miesiąca. Jednocześnie, jeśli środki są przeznaczane na realizację celów statutowych, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia podatkowego – na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT.

Podatek od towarów i usług (VAT)

Fundacje mogą być zwolnione z VAT:

• podmiotowo – jeśli wartość sprzedaży nie przekracza 200 000 zł rocznie,
• przedmiotowo – jeśli świadczą usługi ustawowo zwolnione z VAT, np. edukacyjne lub medyczne.

Nieodpłatna działalność statutowa fundacji nie podlega opodatkowaniu VAT. Fundacje będące czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek comiesięcznego składania pliku JPK_V7 – do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

Składki ZUS i podatek PIT

W przypadku zatrudniania pracowników lub zleceniobiorców, fundacja staje się płatnikiem składek ZUS i podatku PIT-4. Musi zarejestrować się w ZUS jako płatnik (formularz ZPA) w ciągu 7 dni od dnia nawiązania pierwszego stosunku pracy.

Do końca stycznia każdego roku fundacja zobowiązana jest do złożenia deklaracji rocznych PIT-4R oraz informacji PIT-11 dla zatrudnionych osób.

Sprawozdawczość finansowa fundacji i obowiązki wobec urzędów

Fundacje, które prowadzą pełną księgowość, mają obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego – obejmującego bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Dokumenty te należy złożyć:

• do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
• do KRS – jeśli fundacja prowadzi działalność gospodarczą,
• do ministra sprawującego nadzór – w formie sprawozdania z działalności.

Sprawozdanie należy sporządzić najpóźniej do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego i przekazać do odpowiednich instytucji w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.

Fundacje korzystające z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów są zwolnione z obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych.

Czy fundacja może prowadzić działalność gospodarczą?

Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą, o ile ma to charakter pomocniczy i służy realizacji celów statutowych. Zysk z takiej działalności musi być w całości przeznaczony na cele określone w statucie.

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga wyodrębnienia jej ewidencji księgowej, a często również założenia osobnego rachunku bankowego. Fundacja powinna też pamiętać o zgłoszeniu tej działalności w KRS.

Jak współpraca z biurem rachunkowym może wspierać księgowość fundacji?

Prowadzenie księgowości w organizacji pozarządowej wiąże się z licznymi obowiązkami, których niedopełnienie może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Współpraca z biurem rachunkowym daje dostęp do wiedzy specjalistycznej, zmniejsza ryzyko błędów oraz ułatwia bieżące zarządzanie finansami fundacji. Dla wielu podmiotów to także sposób na racjonalizację kosztów i oszczędność czasu – szczególnie w przypadku niewielkich zespołów operacyjnych.

Kiedy warto zadbać o właściwe prowadzenie księgowości?

Fundacje – niezależnie od wielkości – mają jasno określone obowiązki ewidencyjne, podatkowe i sprawozdawcze. Brak osobowości komercyjnej nie zwalnia ich z przestrzegania przepisów prawa finansowego. Odpowiednio prowadzona księgowość nie tylko zabezpiecza fundację przed ryzykiem prawnym, ale także wzmacnia jej wiarygodność wobec darczyńców, partnerów i instytucji publicznych. Warto więc dbać o zgodność dokumentacji z przepisami i, w razie potrzeby, skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego.